Regulamin

Regulamin 39. Zjazdu Gazowników

 

1. Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem 39. Zjazdu Gazowników (zwanego dalej „Zjazdem”) są:

Polskie Zrzeszenie Inżynierów i Techników Sanitarnych z siedzibą w Warszawie, ul. T. Czackiego 3/5, 00-043 Warszawa, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000053547

oraz

Stowarzyszenie Naukowo-Techniczne Inżynierów i Techników Przemysłu Naftowego i Gazowniczego z siedzibą w Krakowie, ul. I. Łukasiewicza 1 lok. 110, 31-429 Kraków, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000090824,

oraz

Izba Gospodarcza Gazownictwa z siedzibą w Warszawie, ul. Kasprzaka 25, 01-224 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000152345

łącznie zwani dalej „Organizatorem”.

  1. Dane kontaktowe do Organizatora to ZG PZITS, ul. Czackiego 3/5 pok 217, 00-043 Warszawa, e-mail: biuro@zjazdgazownikow.pl, numer telefonu: +48 22 826 28 94.
  2. Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) został zamieszczony na stronie zjazdgazownikow.pl (zwanej dalej „Stroną Internetową Zjazdu”) i określa prawa oraz obowiązki jej Uczestników oraz prawa i obowiązki Organizatora.
  3. Termin i miejsce organizacji Zjazdu są podane na Stronie Internetowej Zjazdu.
  4. Informacje o Zjeździe wraz z podaniem wysokości opłaty, prezentowane na Stronie Internetowej Zjazdu nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 § 1 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.; dalej: Kodeks Cywilny). Informacje o Zjeździe wraz z podaniem wysokości opłaty prezentowane na Stronie internetowej stanowią jedynie zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego.
  5. Zjazd ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504 z późn. zm.).
  6. Uczestnikiem Zjazdu może być wyłącznie pełnoletnia osoba fizyczna (dalej „Uczestnik”).

 

2. Warunki Uczestnictwa

  1. Warunkiem udziału w Zjeździe jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:

a) Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego znajdującego się na Stronie Internetowej Zjazdu prawidłowymi i zgodnymi ze stanem faktycznym danymi Uczestnika.

b) Dokonanie płatności przelewem zgodnie z trybem opisanym na Stronie Internetowej Zjazdu

2. Z chwilą dokonania prawidłowego zgłoszenia oraz uiszczenia opłaty za uczestnictwo w Zjeździe między Uczestnikiem a Organizatorem zawierana jest umowa o uczestnictwo w Zjeździe na warunkach opisanych w Regulaminie. Po zawarciu umowy Organizator na adres e-mail podany w trakcie rejestracji uczestnictwa w Zjeździe prześle wiadomość e-mail z potwierdzeniem prawa Uczestnika do uczestnictwa w Zjeździe.

3. Kwota za udział w Zjeździe jest podana na Stronie Internetowej Zjazdu i obejmuje udział w panelach, otrzymanie materiałów, poczęstunek podczas przerw kawowych oraz obiadów, zaproszenie na uroczystą kolację.

4. Koszt udziału w Zjeździe pokrywa Uczestnik. Koszt pobytu w Warszawie i przejazdu na Zjazd Uczestnik pokrywa samodzielnie.

5. Termin przesyłania Formularza Zgłoszeniowego na upływa w dniu 28.02.2019 r. Po tym terminie zgłoszenie wymaga akceptacji Organizatora.

6. Liczba miejsc dla uczestników w Zjeździe jest ograniczona. O udziale w Zjeździe decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty na rachunek bankowy podany na Stronie Internetowej Zjazdu. Po wyczerpaniu puli miejsc Organizator odmówi rejestracji uczestnictwa nowym zgłaszającym. Odmowa rejestracji następuje poprzez brak możliwości wysłania Formularza Zgłoszeniowego poprzez Stronę Internetową Zjazdu.

7. Opłata za udział w Zjeździe odbywa się na podstawie faktury pro-forma wystawionej przez Organizatora w ciągu 7 dni od rejestracji Uczestnika z terminem płatności 14 dni, jednak nie później niż na 5 dni przed terminem Zjazdu.

8. W terminie 7 dni od rejestracji opłaty tytułem udziału w Zjeździe Organizator wystawi na ww. płatność fakturę VAT.

9. Brak uregulowania opłaty za uczestnictwo w wyznaczonym terminie powoduje nieważność zgłoszenia.

10. Uczestnicy nabywający uczestnictwo w Zjeździe oświadczają, że wyrażają zgodę na przesyłanie faktur VAT oraz korekt faktur VAT drogą elektroniczną, na adres email podany w Formularzu Zgłoszeniowym.

 

3. Rezygnacja z udziału w Zjeździe. Zmiana danych Uczestnika

  1. Bezkosztowa rezygnacja z udziału w Zjeździe możliwa jest do dnia 28.02.2019 r. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym Organizator pobierze opłatę manipulacyjną w następujących wysokościach: 50% wartości ceny w przypadku rezygnacji do dnia 08.03.2019 r., 100% ceny przy rezygnacji od 09.03.2019 r. do dnia rozpoczęcia Zjazdu.
  2. W przypadku niestawienia się Uczestnika podczas Zjazdu, ponosi on pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z Formularzem Zgłoszeniowym.
  3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż pierwotnie zgłoszona. Zmiany danych Uczestnika można dokonać jednokrotnie najpóźniej do dnia 08.03.2019 r., poprzez wysłanie informacji na adres biuro@zjazdgazownikow.pl. Zmiana Uczestnika następuje z chwilą przesłania przez Organizatora potwierdzenia zmiany danych Uczestnika.
  4. Jeżeli Uczestnik weźmie udział w Zjeździe nie ma prawa żądania zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Zjeździe.

 

4. Odpowiedzialność Organizatora. Prawa Organizatora

  1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Zjazdu zgodne z opisem na Stronie Internetowej Zjazdu. Organizator ustala plan Zjazdu oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Zjazdu, nawet w dniach, w których odbywa się Zjazd, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  2. Zmiany w programie Zjazdu nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
  3. Organizator ma prawo przedłużyć terminy rejestracji, a co za tym idzie zmieniać terminy dokonywania opłat za udział w Zjeździe. O ewentualnych zmianach terminów Organizator zobowiązuje się informować na Stronie Internetowej Zjazdu.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Zjazdu w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych, niezależnych od Organizatora. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci uczestnikowi w pełnej wysokości na wskazane przez Uczestnika konto bankowe.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Zjeździe.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z uczestnictwa w Zjeździe, który uporczywie zakłóca prawidłowy przebieg zjazdu, w szczególności znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających. W takim przypadku Organizator nie zwraca opłaty za uczestnictwo w Zjeździe.

 

5. Odpowiedzialność Uczestnika

  1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas Zjazdu do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń przedstawicieli Organizatora.
  2. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywa się Zjazd.
  3. Zawierając Umowę Uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie jego wizerunku przez Organizatora poprzez fotografowanie oraz filmowanie Zjazdu. Uczestnik wyraża zgodę na późniejsze nieodpłatne wykorzystanie wymienionych materiałów do promowania Zjazdu w każdy wybrany przez Organizatora sposób.
  4. Organizator nie wyraża zgody na rejestrowanie przy pomocy jakichkolwiek środków audiowizualnych, zarówno w formie nagrania audio, wideo jak i innych metod utrwalania na nośnikach w postaci cyfrowej czy analogowej lub na rozpowszechnianie Zjazdu w jakiejkolwiek formie przez Uczestnika, ani w całości, ani we fragmentach.
  5. Wszelkie materiały prezentowane i udostępniane Uczestnikom Zjazdu są chronione prawem autorskim i stanowią własność intelektualną ich twórców oraz są objęte ochroną prawną. Materiały te nie mogą być rozpowszechniane, udostępniane i powielane przez Uczestnika bez pisemnej zgody uprawnionych osób.

 

6. Reklamacje 

  1. Wszelkie reklamacje Uczestników Zjazdu wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail Organizatora podany na Stronie Internetowej Zjazu.
  2. Reklamacje Uczestników Zjazdu mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 5 dni od dnia zakończenia Zjazdu. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
  3. Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 14 (czternastu) dni od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko dotyczące uwzględnienia lub nieuwzględnienia reklamacji podmiotowi składającemu reklamację.

 

7. Ochrona Danych Osobowych

  1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością Organizatora. Osoba, która takiej zgody nie wyrazi, zobowiązana jest poinformować o tym fakcie Organizatora do dnia 01.03.2019 r. na adres mailowy biuro@zjazdgazownikow.pl lub bezpośrednio najpóźniej w dniu rozpoczęcia Zjazdu.
  2. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
  3. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 2.
  4. Administratorem danych osobowych jest Polskie Zrzeszenie Inżynierów i Techników Sanitarnych („Administrator”), ul. Czackiego 3/5 pok 217, 00-043 Warszawa, e-mail: biuro@zjazdgazownikow.pl, numer telefonu: +48 22 826 28 94.
  5. Dokonując zgłoszenia Uczestnik Zjazdu oświadcza, że zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych z dnia 27.04.2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym w celu organizacji i przeprowadzenia Zjazdu (w tym stworzenia listy uczestników) oraz wyraża zgodę na otrzymywanie korespondencji dotyczącej Zjazdu.
  6. Dokonując zgłoszenia Uczestnik Zjazdu oświadcza, że zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych z dnia 27.04.2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyraża zgodę na przetwarzanie jego wizerunku przez Administratora dla celów reklamowych, promocyjnych i marketingowych związanych z działalnością Administratora.
  7. Odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty współpracujące z Administratorem przy organizacji i przeprowadzenia Zjazdu.
  8. Dane osobowe zawarte w formularzu zgłoszeniowym przetwarzane będą przez okres organizacji i przeprowadzenia Zjazdu.
  9. Wizerunek Uczestnika przetwarzany będzie przez okres 3 lat od zakończenia Zjazdu.
  10. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.
  11. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych osobowych oraz wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych.
  12. Uczestnikowi przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
  13. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Zjeździe.
  14. Administrator wykorzysta wszelkie możliwe i nakazane prawem środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych Uczestników, w szczególności zapobiegające pozyskaniu i modyfikacji przez osoby nieupoważnione danych podawanych podczas rejestracji.
  15. Uczestnik potwierdza zgodność z prawdą danych zawartych w formularzu rejestracyjnym.
  16. Administrator nie udostępni w żaden inny sposób, niż to wynika z celu jego działalności oraz zakresu udzielonej zgody i oświadczeń, informacji i danych o Uczestnikach jakimkolwiek innym podmiotom trzecim bez podstawy prawnej nakazującej Administratorowi takie działanie.

 

8. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
  2. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami.
  3. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres biuro@zjazdgazownikow.pl. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
  4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.07.2018 r.